10 Contoh dan Cara Membuat Standar Operasional Perusahaan

Kali ini tipskerja akan mencoba membahas bagaimana cara membuat standar operasional perusahaan atau yang seringkali disebut SOP. Sebelum menuju ke tahapan cara membuatnya ada baiknya Untuk kita ketahui Apa itu sop atau pengertian standar operasional perusahaan menurut para ahli.

Standar operasional prosedur adalah suatu acuan atau Dasar atau pedoman untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi, prosedur, tata kerja dan sistem kerja yang sudah diatur oleh perusahaan. SOP biasanya berisi dokumen yang menjelaskan serangkaian instruksi tertulis yang dipatenkan atau dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi kantor tempat penyelenggaraan dan siapa yang berperan dalam kegiatan tersebut.

Setiap perusahaan memiliki SOP yang berbeda-beda.  SOP juga disesuaikan dengan fungsi dan tugas maupun jabatan dari tiap perusahaan. standar operasional prosedur di tiap posisi juga berbeda-beda.  Lalu bagaimana caranya membuat standar operasional perusahaan yang baik dan benar?

Mengapa SOP menjadi hal yang penting untuk perusahaan berikut alasannya :

• Membuat jobdesk lebih tertata untuk tiap posisi si di perusahaan
• Memperjelas peran dan karya an yang berada di dalam perusahaan
• Memberikan alur kerja yang tertata bagi karyawan
• Mudah memberikan evaluasi kinerja bagi karyawan yang yang tidak potensial
• Meminimalisir terjadinya job ganda antara satu posisi dengan posisi yang lain
• Memberikan kemudahan akses dan kejelasan kewenangan di tiap posisi
• Sebagai acuan dalam bekerja
• Sebagai acuan hak dan kewajiban baik dari pihak karyawan maupun dari pihak perusahaan

Baca Juga >>> Apa Jadinya Karyawan Yang Mengundurkan Diri Mendadak <<<

Cara membuat standar operasional perusahaan SOP perusahaan

1. Membuat Focus Group Discussion Tim Pembuatan SOP

Dalam pembuatan sop biasanya  akan melibatkan banyak bidang dan posisi yang terkait.  biasanya pembuatan sop melibatkan jajaran top management seperti Para manajer supervisor bahkan jika perlu melibatkan jasa atau vendor consultant Human Resource untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

Libatkan seluruh posisi dan bidang yang ada di dalam struktur Manajemen perusahaan agar setiap bidang atau divisi bisa saling mengontrol dan bisa saling melengkapi.

2. Menentukan alur proses kerja pembuatan SOP

Sebelumnya buatlah struktur organisasi yang yang tepat sebelum membuat SOP. tunjuk salah satu pic dari tiap-tiap divisi untuk mengetahui apa saja yang diperlukan dalam sop untuk divisi tersebut.

3. Libatkan posisi manajer dan supervisor

Petinggi dari tiap divisi diwajibkan untuk membuka  rapat untuk membahas sop bagi divisinya masing-masing.  manajer atau supervisor diwajibkan juga untuk  membuat sop menurut tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.  untuk divisi lain diwajibkan juga untuk memberikan saran kritik atau tambahan yang diperlukan untuk kebaikan SOP di tiap  divisi yang berbeda,  khususnya untuk divisi yang sering bersinggungan.

4. Tulis Dan bahas poin-poin penting dalam SOP

Tulis setiap pembahasan,  kritik, saran dan hal lainnya yang bisa membangun dan menyempurnakan  peraturan SOP ini.  Buat poin-poin penting yang dibutuhkan dalam SOP  serta harus melalui kesepakatan bersama.

5. Review Hasil dari SOP

Jika semua poin dan pembahasan pembahasan penting lainnya Sudah ditulis dan dikaji maka hal selanjutnya adalah mereview apakah ada bagian yang terlewat atau yang perlu dievaluasi kembali. Setiap manajer harus membaca ulang apakah sesuai dengan job desk dari karyawan di tiap posisi.

6. Mensimulasikan SOP

Jika seluruh sop sudah diatur,  maka cobalah untuk mensimulasikan nya terlebih dahulu sebelum diterapkan di dalam perusahaan agar kita bisa mengetahui apa yang tidak sesuai dan apa yang seharusnya tidak ditampilkan dalam SOP tersebut.

7. Evaluasi

Evaluasi kembali dengan FGD bagaimana hasil dari simulasi yang sebelumnya diterapkan. evaluasi gerakan secara berulang dan terus-menerus sampai tidak menemukan Celah yang bisa menimbulkan kerugian dari pihak karyawan maupun pihak perusahaan.

8. Kesahan SOP

Jika sudah disimulasikan dan sudah dievaluasi ternyata tidak ditemukan kesalahan ataupun celah dalam sop ini,  maka esok ini sudah bisa diminta persetujuannya oleh pihak otoritas  yang berwenang seperti pimpinan tertinggi dalam perusahaan atau yang terkait agar bisa dikoreksi dan dibuat lebih sempurna.

9. Sosialisasi SOP

jika petinggi pimpinan perusahaan sudah mensahkan SOP ini,  kata HP menstruasi mensosialisasi kepada semua karyawan di tiap divisi di dalam perusahaan untuk memberitahukan mengenai aturan-aturan baru di dalam perusahaan.

10. Implementasi SOP

Jika SOP  sudah disosialisasikan maka tahapan selanjutnya adalah implementasi dari SOP tersebut. Tim manajemen harus terus memantau bagaimana sop ini apakah sudah berjalan dengan baik atau masih ditemukan celah lainnya untuk dievaluasi kembali

Baca Juga >>> Peraturan Jam Kerja Shift Karyawan Menurut Undang-Undang <<<

Contoh simple cara membuat standar operasional perusahaan SOP dalam perusahaan :

Nama Perusahaan : DutaPro Training Konsultant

Tujuan

• Merupakan Training Provider
• Menyediakan jasa pelayanan pengembangan pelatihan karyawan
• Menyediakan jasa Konsultasi perusahaan
• Memberikan solusi yang baik untuk bisnis perusahan terkait SDM karyawan.
• Menyediakan layanan pembuatan management perusahaan
• Memberikan solusi pengembangan SDM perusahaan agar bisa lebih bersaing

Prosedur Kerja

• Karyawan masuk dari hari senin sampai jumat
• Jam kerja dimulai dari jam 08.30 sampai jam 16.00
• Jam istirahat pada pukul 12.00 – 13.00 sudah termasuk istirahat, makan siang dan sholat.
• Karyawan dikatakan lembur jika bekerja sampai dengan pukul 18.00 dan akan dibayar sesuai dengan peraturan perusahaan.
• Tanggal merah libur kecuali jika karyawan masuk akan mendapatkan uang lembur.