Apasih Tugas Dan Tanggung Jawab Admin Purchasing ?
Sebelum ke tugas dan tanggung jawab admin purchasing ada baiknya kita pahami terlebih dahulu mengenai arti kata purchasing ini. Purchasing adalah pembelian jika diartikan kedalam bahasa indonesia. Jadi segala sesuatu yang berhubungan dengan pemesanan dan pembelian barang untuk kepentingan dan kegiatas organisasi atau perusahaan.
Untuk perusahaan menengah keatas dengan skala yang besar biasanya sudah menggunakan posisi Purchasing dan bahkan menjadikan departement sendiri untuk masalah pembelian barang baik untuk asset bahkan sampai keperluan barang dan jasanya.
Tujuan dibentuknya Purchasing adalah untuk menjaga kualitas barang dan nilai dari produk, meminimalisasikan stok awal yang dipakai agar aliran barang yang digunakan bisa terjaga antara barang yang masuk dengan yang keluar.
Sedangkan admin purchasing adalah posisi dalam organisasi atau perusahaan yang bertugas untuk melaksanakan kegiatan pemesanan dan pembelian barang untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dengan melihat kualitas, kuantitas, harga serta waktu pengiriman yang tepat dan yang terbaik.
Hal apa saja yang dilakukan admin purchasing ?
- Permintaan pembelian barang dan jasa
- Pemilihan barang yang akan akan dibeli
- Penempatan orderan yang sesuai dengan kebutuhan
- Penerimaan barang jika barang yang dibeli sudah datang
- Melakukan pencatatan dari total transaksi pembelian
Baca Juga >>> Tugas Back Office yang Seberannya <<
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Purchasing
- Melaksanakan pembelian barang yang diperlukan oleh perusahaan sesuai dengan jumlah dan biaya yang sesuai. Perhatikan tentang stok juga, jangan sampai kelebihan stok dan bahkan membeli barang yang lama terpakai dalam jumlah yang besar sekaligus. Perhatikan juga mengenai biaya apakah sesuai dengan kualitasnya atau hanya mencari kuantitas.
- Meminimalisasi pembelian yang percuma agar setiap barang yang dibeli selalu cukup dan tidak berlebihan.
- Selalu evaluasi data dan perkembangan pasar. Update sumber sumber pembelian dimana ada perbedaan harga atau perbedaan jasa pelayanan. Pemeriksaan supplier apakah kemampuan supplier cukup untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
- Pengawasan persediaan barang yang sudah dibeli, sekaligus melakukan perkiraan dan analisa kapan barang tersebut habis dan kapan harus melaksanakan pembelian kembali.
- Membuat dan mencetak Purchase Order (PO) untuk dikirimkan ke supplier sesuai jadwal yang dibutuhkan olek stok perusahaan
- Rekap data laporan biaya dari pembelian barang ke bagian finance.
- Membuat laporan bulanan mengenai apa saja yang sudah dibeli sebagai pertanggung jawaban kebagian atasan dalam pengambilan keputusan untuk kedepannya.
- Melakukan pembelian alat alat penunjang perkantoran untuk setiap departement yang membutuhkan
- Merinci harga pasar dan menentukan supplier mana yang paling menguntungkan dari segi harga dan jasa pelayanan.
- Bertanggung jawab atas semua proses pemesanan barang sampai dengan barang yang dibeli datang ketangan perusahaan.
- Bertanggung jawab dengan barang yang cacat dan rusak serta pengiriman kembali untuk retur ke supplier.
- Mencatat barang apa saja yang bertambah dan menjaga stok bersama dengan departement logistik atau gudang.
- Menjalin hubungan kepada supplier.
Baca Juga >>> Tugas Administrasi Gudang Yang Perlu Kamu Ketahui <<<
Fungsi dari posisi admin purchasing ini adalah untuk melayani dan mensupport guna menunjang departement lain dalam menjalankan fungsi dan tugasnya masing masing. Dengan adanya tugas dan tanggung jawab admin purchasing yang benar dan baik maka akan menunjang kelancaran kerja diposisi dan departement lainnya.